Responsable Etat-Civil et Cimetière (H/F)

Contexte du recrutement et définition de poste

La ville de Clichy compte 62 000 habitants et 1300 agents communaux, est située dans les Hauts-de-Seine, aux portes de Paris (17e) et à 15mns du centre de Paris.

Avec le souci constant de préserver son équilibre, son identité et ses traditions, la Ville de Clichy construit son avenir. A travers une politique de logement adaptée à sa population, une gestion locale axée sur la solidarité et la prévention, et grâce à ses nombreuses activités culturelles et sportives, la Ville de Clichy se rénove et développe son offre de service au sein de son administration. Elle se projette dans un futur innovant qui demande de relever des défis dans de multiples domaines.

Sous la responsabilité du Directeur de l’Etat Civil et de la Citoyenneté vous êtes en charge du service état civil et des cimetières.

Vous assurez l’intérim du Directeur en binôme avec le Responsable des Affaires Générales Elections durant ses absences

Vous participez à la gestion, l’optimisation et le développement des activités de la direction. Vous êtes garant de l’application des textes réglementaires relatifs à votre périmètre d’activité.

Vos missions : 

PILOTAGE DE PROJETS

• Participer à la définition des orientations définies et/ou validées par les élus et sa direction,
• Contribuer à l’atteinte des objectifs de la direction.
• Piloter les projets impulsés par la direction, en lien avec ses équipes (accompagner et sensibiliser à la conduite du changement) et les autres services municipaux et partenaires,
• Contribuer aux démarches d’amélioration continue,
• Prendre en charge les dossiers transversaux ou sensibles

GESTION DE L’ETAT CIVIL

• Accompagnement administratif et juridique de la gestion des dossiers d’état civil : contrôle et relecture des actes d’état civil et suivi des rectifications d’actes.
• Suivi de l’instruction des dossiers de mariages : appui du référent dans les dossiers nécessitant une interrogation du parquet ; suivi des auditions avant mariage : présence au côté de l’adjoint de secteur pendant l’audition et rédaction des comptes-rendus ; présence au côté de l’élu durant les célébrations (en cas de nécessité).
• Intervention directe auprès du public en cabine en appui des agents polyvalents et cas de conflit.

VEILLE JURIDIQUE

• Suivi des textes réglementaires en matière d’état civil (filiation, mariage, droit international) et diffusion du contenu auprès des collègues du service sous forme de note et pendant les réunions de service
• Accompagnement du développement de l’e-administration

MANAGEMENT

• Manager les équipes état civil
• Assurer les entretiens d’évaluation des agents qui lui sont rattachés
• Accompagner et actualiser les compétences des agents de la direction
• Veiller au bien-être des agents et à la meilleure cohésion d’équipe

GESTION ADMINISTRATIVE DE LA DIRECTION

• Etablir le planning mensuel de l’ensemble des agents de la direction en collaboration avec le responsable Affaires Générales Elections
• Participation à l’élaboration du budget et suivi budgétaire

RÉGISSEUR

• Etablir tous les documents nécessaires au fonctionnement d’une régie et assurer une veille législative.
• Etablir les bulletins de recettes
• Gérer le compte DFT (Dépôt de fonds au Trésor) en lien avec la Trésorerie de Clichy

POLYVALENCE

• Intervention en appui sur l’ensemble des domaines d’activités de la direction
• Assurer l’intérim du directeur en son absence en binôme avec le responsable des Affaires Générales
• Concevoir et rédiger des fiches de procédure dans le domaine d’activités et assurer leur mise à jour
• En lien avec la direction de la communication, rédiger les fiches pratiques administratives à destination du public

Poste : 39H/semaine, 25 jours de congés + RTT, prime annuelle, carte restaurant, mutuelle, CNAS

la politique de recrutement de la Ville de Clichy vise à améliorer la représentation des personnes en situation de handicap au sein de ses effectifs.

Vous souhaitez intégrer une équipe dynamique dans un environnement propice à votre épanouissement aussi bien professionnel que personnel.

Venez nous rejoindre !

Profil recherché

Savoirs/diplômes:

Maîtrise de la réglementation en matière d’état civil et de funéraire et suivi de son évolution

Maîtrise des délivrances des documents liés à l’état civil

Niveau minimum Licence validée

Savoirs faire:

Maitriser les fonctionnalités des outils informatiques

Encadrement d’équipe,

Adapter et organiser l’activité et les actions à mener dans l’objectif de qualité d’accueil et de proximité avec l’usager,

Analyser l’incidence des évolutions (juridiques, politiques, socio-économiques) sur son domaine d’activité,

Développer les dispositifs de conseil et d’information sur les prestations délivrées,

Restituer l’information à la hiérarchie,

Qualités relationnelles exigées:

Facilité d’adaptation aux amplitudes de travail (permanences, périodes électorales…) et gestion des situations conflictuelles

Sens de l’initiative, réactivité et disponibilité

Capacités organisationnelle, rédactionnelle, d’analyse et de synthèse

Sens du contact, aisance relationnelle, sens du service public et de l’accueil

Neutralité et devoir de confidentialité,

Polyvalence,

• Obligations réglementaires:

Connaissance de l’état civil et du funéraire