Conseiller Famille (H/F)

Contexte du recrutement et définition de poste

La ville de Clichy compte 62 000 habitants et 1300 agents communaux, est située dans les Hauts-de-Seine, aux portes de Paris (17e) et à 15mns du centre de Paris.

Avec le souci constant de préserver son équilibre, son identité et ses traditions, la Ville de Clichy construit son avenir. A travers une politique de logement adaptée à sa population, une gestion locale axée sur la solidarité et la prévention, et grâce à ses nombreuses activités culturelles et sportives, la Ville de Clichy se rénove et développe son offre de service au sein de son administration. Elle se projette dans un futur innovant qui demande de relever des défis dans de multiples domaines.
 Accueil Central
Compréhension de la demande et orientation de l'usager vers l'interlocuteur adapté ou gestion en direct de la demande
Veille à la bonne application et au respect des consignes de sécurité

Effectue un premier traitement de la demande de l'usager
Vérifie les réservations avec l'usager
Vérifie que l'ensemble des documents constituant le Dossier Administratif Unique (DAU) de chaque usager se présentant est à jour
S'assure que chaque famille dispose d'une adresse mail
Informe la famille le cas échéant que le DAU est incomplet et liste les documents manquants
Envoi la liste des documents manquants par mail à l'usager
Enregistre les documents manquants dans la rubrique « note » de l'usager qui se trouve dans l'application métier CONCERTO
Refuse l'accès à l'usager vers l'accueil Box en cas de dossier incomplet

Accueil Box

Vérifie que le DAU de la famille est complet
S'assure que le DAU est à jour sur l'application métier (adresse, coordonnées, composition de la famille et tous les onglets: santé, profession, toutes les informations dédiées à la famille et figurant dans l'application métier CONCERTO ... )
S'assure que la famille possède une adresse mail et un téléphone portable

Corrige les informations obsolètes et renseigne les données manquantes
Informe la famille des justificatifs nécessaires pour valider les modifications
Envoie un mail à la famille relatif à la liste des documents manquants dans le DAU et les justificatifs nécessaires pour valider les modifications saisies - enregistrement du mail dans le dossier CONCERTO de la famille et information sur la rubrique « note » de CONCERTO des documents manquants pour compléter le DAU
Créé l'espace famille en ligne si absent
Accompagne la famille jusqu'à la création de l'espace famille
Transmet, par mail, le-s tutoriel-s si demandé par la famille
S'assure en présence de la famille que la procédure est maitrisée
Encaisse les règlements des factures sous les différents modes de paiements acceptés
Effectue le versement journalier des différents modes de paiement au régisseur
Pour la création et le calcul d'un quotient familial (QF) : vérification des documents (avis d'imposition N-1 et attestation de paiement CAF de moins de 3 mois) et saisie informatique des données
Utilise le tutoriel dédié si besoin

calcul du Quotient provisoire
Vérifie que le DAU de la famille est complet
S'assure que le DAU est à jour sur l'application métier (adresse, coordonnées, composition de la
famille et tous les onglets santé, profession, et toutes les informations dédiées à la famille et
figurant dans l'application métier CONCERTO... )
S'assure que la famille dispose d'une adresse mail
Corrige les informations obsolètes et renseigne les données manquantes
Informe la famille des justificatifs nécessaires pour valider les modifications
Envoie un mail à la famille relatif à la liste des documents manquants dans le DAU et les justificatifs nécessaires pour valider les modifications saisies - scan du mail dans le dossier
CONCERTO de la famille - information sur la rubrique « note » de CONCERTO des documents manquants pour compléter le DAU
S'assure que l'usager fourni les justificatifs de perte de revenus sur les 3 derniers mois (justificatifs de revenus de tous les membres du foyer)
Vérifie que la baisse de revenus est de minimum 30 % et plus
Effectue le calcul du quotient provisoire pour les 3 mois suivants la demande
Informe l'usager de ses droits (obligation de se manifester de nouveau pour la prolongation, dans les délais impartis, préciser la date) 

- Back office 

Traitement des demandes des familles effectuées par mail 
Vérifie que le DAU transmis est complet dans l'application CONCERTO 
Envoie du mail à la famille pour lui rappeler ses droits
Scan du mail envoyé à la famille dans le dossier CONCERTO de la famille
Mentionne les échanges dans la rubrique « note » de CONCERTO

- Accueil back office téléphone

Traitement des demandes des familles effectuées par téléphone
Effectue un premier traitement de la demande en vérifiant les réservations, les factures etc...
Confirmation des propos par mail aux familles
Vérifie que le DAU est à jour
Informe la famille des documents manquants
Saisie dans la rubrique « note » de CONCERTO les échanges tenus avec la famille
Envoie par courriel des formulaires de dépôt de contestation le cas échéant

- Accueil back office courrier

Traitement de la demande effectuée par courrier
Réponse par mail à la famille de la bonne réception du courrier et du traitement de la demande.
Cela dans un délai de 15 jours maximum
Vérifie que le DAU est à jour

la politique de recrutement de la Ville de Clichy vise à améliorer la représentation des personnes en situation de handicap au sein de ses effectifs.

Vous souhaitez intégrer une équipe dynamique dans un environnement propice à votre épanouissement aussi bien professionnel que personnel.

Venez nous rejoindre !

Poste 36H/semaine, CA + RTT, participation mutuelle, prévoyance et frais de transports en commun, titres restaurant, prime annuelle

Contrat temporaire dans le cadre d'un remplacement de congé maternité

Profil recherché

Savoir être - diplômes :
Accueil du public
Bonne présentation
Langage adapté
Reformulation des demandes
Rigueur

2. Savoir-faire :
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques : Concerto, Outlook, Excel
Discrétion et respect de la confidentialité
Capacité à travailler en équipe
Polyvalence: capacité à exercer différentes fonctions selon les nécessités du service

3. Qualités relationnel/es exigées :
Capacité d'initiative et autonomie
Capacité d'écoute et de dialogue
Maîtrise de soi
Relationnel positif
Obligations réglementaires;
Vaccins, permis, habilitation...