Assistant administratif (H/F)

Contexte du recrutement et définition de poste

La ville de Clichy compte 64 000 habitants et 1500 agents communaux, est située dans les Hauts-de-Seine, aux portes de Paris (17e) et à 15mns du centre de Paris.

Avec le souci constant de préserver son équilibre, son identité et ses traditions, la Ville de Clichy construit son avenir. A travers une politique de logement adaptée à sa population, une gestion locale axée sur la solidarité et la prévention, et grâce à ses nombreuses activités culturelles et sportives, la Ville de Clichy se rénove et développe son offre de service au sein de son administration. Elle se projette dans un futur innovant qui demande de relever des défis dans de multiples domaines.

Afin d’accompagner la mise en œuvre de ce projet, la Direction des Ressources Humaines assume ses missions pour le compte de 1 500 agents permanents et contribue à animer les valeurs managériales et humaines de la collectivité, en portant des projets de transformation, de modernisation et de développement RH.

Sous la responsabilité du Directeur de l’Urbanisme, vous travaillerez en étroite coordination avec l’instructeur des autorisations d’urbanisme et l’ensemble des agents du service urbanisme. Vous serez également en relation avec les partenaires extérieurs (promoteurs, architectes, notaires, géomètres, etc) et les administrés.

Vos missions :

Assister le responsable de l’urbanisme réglementaire :

• Accueil téléphonique
• Suivi administratif des permis de construire et autres autorisations (enregistrement des dossiers papier et informatique, envoi des arrêtés et courriers, etc)
• Suivi du tableau de bord des autorisations d’urbanisme

Assurer le secrétariat du service :

• Gestion des courriers et des parapheurs,
• Classement et archivage des dossiers,
• Accueil téléphonique et physique pour le dépôt des dossiers, consultation des permis de construire
• Relais auprès de certains services fonctionnels (DRH, coordination, finances…),
• Gestion des consommables (enveloppes, fournitures, papier, etc)

Accueil et orientation du public suivant les dossiers :

• Apporter les premiers renseignements aux administrés au sujet des dispositions d’urbanisme, du Plan Local d’Urbanisme, du cadastre et de la gestion des autorisations d’urbanisme (avancement des dossiers en instruction notamment); ainsi que sur les autres domaines liés à l’activité du service

La politique de recrutement de la Ville de Clichy vise à améliorer la représentation des personnes en situation de handicap au sein de ses effectifs.

Profil recherché

Savoirs/diplômes:

• Connaissances dans l’urbanisme réglementaire
• Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, logiciel métier cart@DS, CIRIL Finances, Post office)

Savoirs faire:

• Gestion de la dématérialisation
• Sens de l’organisation,
• Réactivité et disponibilité
• Rigueur
• Savoir appliquer un process précis soumis au contrôle de la légalité
• Savoir prioriser les dossiers en fonction des délais

Qualités relationnelles exigées :

• Aisance relationnelle dans l’accueil du public
• Capacité à s’adapter à différents interlocuteurs (services municipaux, notaires, avocats, promoteurs, habitants,…)
• Sens de l’écoute