Secrétaire pédagogique H/F

Contexte du recrutement et définition de poste

Assurer l’accueil physique et téléphonique des élèves, des familles, des enseignants
Assurer le secrétariat pédagogique du Conservatoire et des ateliers des Beaux-Arts apporter un soutien administratif aux différentes actions du Conservatoire.

Accueil physique et téléphonique :

• Accueillir, renseigner, orienter les usagers, sur le plan administratif en lien avec les actions pédagogiques
• Assurer une parfaite gestion des appels téléphoniques filtrage, suivi de l’adresse courriel du conservatoire et du traitement des messages
• Prise de RDV téléphonique et physique avec la responsable des études et de l’enseignement
• Réception et expédition du courrier et mailing dans le respect des consignes et procédures (enregistrement, diffusion aux responsables hiérarchiques, photocopies…)

Tâches administratives :

• Aide ponctuelle dans l’organisation des évènements d’envergure de la Direction du Conservatoire
• Relation directe avec les professeurs (courrier et autres)
• Inscription et réinscription des élèves
• Utilisation des logiciels spécifiques au conservatoire Imuse Concerto Synbird…
• Bilan des présences et absence des enseignants
• Suivi des absences des élèves, envoi des avis aux familles, relance des enseignants
• Relation directe avec la/le responsable de l’organisation opérationnelle et administrative

Profil recherché

Dans le cadre des missions d’accueil
1/ Connaissance de l’outil informatique
2/ Maîtrise du logiciel spécifique de fonctionnement du Conservatoire
3/ Maîtrise des techniques de réception, d’accueil physique et téléphonique
4/ Savoir travailler en équipe : lien avec l’agent secrétariat accueil/ Connaissance de la ville et des autres services municipaux
6/ Bonne expression orale et écrite

Dans le cadre des tâches administratives
1/ Savoir s’adapter aux matériels et techniques informatiques
2/ Rigueur, disponibilité, sens du Service Public
3/ Travail en équipe,
4/ Savoir encadrer

Contrat : 3 mois (renouvelable)

Horaires : lundi - vendredi de 10h à 18h