AGENT ADMINISTRATIF OFFRE DE SEJOURS (H/F)

Participation à l'organisation des séjours (prestataires et Messelan) :

• Etablir les documents administratifs et contractuels des personnels recrutés (contrats, ordre de mission, rémunération, états déclaratifs prévisionnels et services faits…)
• Participer à la rédaction des documents liés aux marchés (délibérations, notes) et, le cas échéant aux subventions (conventions)
• Participer à la rédaction des documents administratifs liés aux mises à disposition du site de Messelan (gestion des réservations, conventions, états des lieux)
• Organiser les réunions (présentation aux familles, rencontre des prestataires...)

Gestion des préinscriptions et inscriptions aux différents séjours :

• Traiter les inscriptions (logiciel Concerto) familles aux séjours de vacances
• Contrôler les dossiers
• Contacter les familles pour compléter les dossiers
• Etablir les listes

Participation au suivi administratif et budgétaire du service et de la direction :

• Accompagner le responsable du site et les directeurs de séjours à Messelan dans leur organisation administrative (demande de devis, réservations de sorties, réservation des cars de la Ville, gestion du planning…)
• Recevoir, traiter les pièces comptables
• Préparer l'analyse des offres des prestataires
• Renforcer le pôle Ressources et moyens généraux

Suivi des tableaux de bord du service :

• Compléter au fur et à mesure les éléments statistiques des séjours (nombre d'enfants, activités, quartiers d'origine…)
• Remplir les tableaux de bord administratifs et financiers

Appui administratif aux autres services de la direction :

• Durant les périodes calmes en matière d’organisation de séjours ou d’inscription des familles, seconder les autres agents administratifs de la direction pour la rédaction de documents, l’établissement de listes