Assistante de la régie Voirie/garage (H/F)

Contexte du recrutement et définition de poste

La ville de Clichy compte 62 000 habitants et 1300 agents communaux, est située dans les Hauts-de-Seine, aux portes de Paris (17e) et à 15mns du centre de Paris.

Avec le souci constant de préserver son équilibre, son identité et ses traditions, la Ville de Clichy construit son avenir. A travers une politique de logement adaptée à sa population, une gestion locale axée sur la solidarité et la prévention, et grâce à ses nombreuses activités culturelles et sportives, la Ville de Clichy se rénove et développe son offre de service au sein de son administration. Elle se projette dans un futur innovant qui demande de relever des défis dans de multiples domaines.

Sous la responsabilité du Responsable de la Régie Voirie en polyvalence avec le Garage Municipal et du Directeur de l’Espace public, l’Assistante travaille en étroite coordination avec toutes les directions de la DGST, de la Mairie, le DGS, les prestataires et les sociétés extérieures.

Missions

Activités communes aux deux services

Accueil téléphonique : réception des appels et transmission à la hiérarchie.

• Administratif : gestion des courriers, comptes-rendus
• Classement, mise à jour et archivage des dossiers
• Suivi et mise à jour du tableau de présences du personnel de la régie Voirie
• Participation aux réunions de service si nécessaire
• Réalisation de plannings
• Comptabilité : aide à la réalisation du budget prévisionnel, réalisation des PED en vue du bon de commande, suivi des factures

Activités spécifiques au garage

Accueil physique : accueil des utilisateurs des véhicules municipaux, pour le prêt de cartes de carburants et des clés des véhicules, déclaration d’accident, renseignements divers concernant le Garage

• Réaliser le planning des sorties des cars municipaux de tous les services de la ville ainsi que le planning des sorties de cars par le prestataire de location de cars de la Ville, et ce en lien avec le responsable de pôle,
• Réaliser le planning des Astreintes de Sécurité
• Prendre contact avec le service assurance de la Ville pour les déclarations et suivi de sinistre, de remorquage, etc…
• Suivre et mettre à jour le tableau de présence du personnel du Garage

La politique de recrutement de la Ville de Clichy vise à améliorer la représentation des personnes en situation de handicap au sein de ses effectifs. 

Vous souhaitez intégrer une équipe dynamique dans un environnement propice à votre épanouissement aussi bien professionnel que personnel.

Venez nous rejoindre !

Profil recherché

Savoirs faire:

• Téléphonie, mail, outils informatiques : World, Excel, Outlook, ATAL, CIRIL, I parapheur
• Poste similaire ou souhait d’évolution
• Connaissance (souhaitée) des véhicules
• Discrétion et qualités relationnelles exigées
• Autonomie et rigueur.

Qualités relationnelles exigées:

Bonne élocution et communicatif

Savoirs/diplômes

BAC professionnel secrétariat ou BTS assistante de direction ou équivalent ou expérience